总 则
第一条 会计档案是协会档案的重要组成部分，也是协会重要的经济 和历史资料，为加强会计档案管理，特制定本制度。
第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、 经济协议和合同等会计核算专业资料，也包括财产交接清册，各种批 复及上级来文等各种会计资料。它是记录和反应经济业务的重要史料 和证据。
第三条 会计档案由财务部指定专人负责保管。协会为会计档案的保 管提供必要的条件。
会计档案的管理及借用
第四条 会计档案管理人员应将财务部归档的会计资料按年、月顺序 立卷存放。
第五条 调阅会计档案，要严格办理手续。外单位人员因公需要查阅 会计档案时，应有单位正式介绍信，经财务部经理或单位领导人批准， 并要详细登记查阅会计档案人的姓名、工作单位、查阅日期、会计档 案名称及查阅理由。
第六条 会计档案不得带出室外，未经协会秘书处批准任何人不得擅 自将存档案卷外借或转移其他地方，不得拆散原卷册，如有特殊需要， 须经协会秘书处批准方能外借和复制，并须限期归还，非财务人员不 得随意翻阅会计档案。
第七条 会计人员要严格执行保密制度，凡属季度、年度财务收支计 划，月、季、年会计报表，均为机密材料，要严格管理，如需复制或 向外单位报送时，必须经有关部门领导批准，并办理签收登记手续， 相关人员不得泄露企业机密。
会计档案的保存和销毁
第八条 会计档案保管期限。根据其特点，分为永久、定期二类。定 期保管分为十年、三十年。各种会计档案的保管期限，从年度终了后 的第一天算起。具体保管期限详见附表。
第九条 会计档案保管期限需要销毁时，由会计档案管理人员提出意 见，由财务部负责人严格审查，编制会计档案销毁清册后，经秘书处 审查同意，报上级主管部门批准，方可销毁。销毁时应由协会秘书处 或委托其他领导以及财务部共同派员监毁，并在销毁清单上签名或盖 章。未经上级主管部门批准的会计档案，严禁自行销毁。对于其末了 结债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案管理部门保 管到结清债权债务为止。
第十条 由于人员的百扭动，会计档案需要转交时，由移交人办理交 接手续，并由监交人、移交人、接管人三人签字盖章。
第十一条 撤销、合并单位的会计档案应随同单位的全部档案一并移 交给指定的单位，并按规定办理交接手续。
第十二条 协会分设新分支机构时，依据帐面数据编制财务移交表， 双方签字作为新协会分支机构设帐依据。原凭证、账册等会计资料必 须留在原有协会。
电算化档案管理
第十三条 随着会计电算化的推广，存储在磁盘（硬盘和软盘）上的 会计文件与以书面形式 存放的会计凭证、会计账簿、会计报表等会 计资料具有同等性质，应按会计档案的相关规定进行管理。
第十四条 存储在磁盘上的会计文件，必须按规定及时打印输出书面 形式，未打印之前不得抹去。由计算机打印输出的会计档案发生缺损 时，必须补充打印，并由操作使用人员在操作输出的页面上签字或盖 章注明，由系统管理员签字盖章认可。
第十五条 磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计 科目和汇总数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细账、 记账凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。
第十六条 必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过 对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月分不得少于 一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的 会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使 用备份的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用 最新的正式备份。
第十七条 必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写 保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护 封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并 定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。
第十八条 会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如 半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据， 以利于提高计算机的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不 得清理删除（存放地点分别为档案室、财务室）。
第十九条 磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清 理硬盘等，由系统管理员执行并对磁盘会计档案的安全和正确负责。 第五章 附则
第二十条 本制度由协会财务部负责解释。
第二十一条 本制度经协会理事会审定通过后开始公布实施