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深圳市宝安区文化产业协会会议管理制度

日期: 2014-10-28
浏览次数: 158

  第一章 总则

  第一条 为提高会议质量和效率,实现会议管理规范化、制度化,切实履行深圳市宝安区创意产业联合会的基本职能,保障会员单位的基本权益,根据《广东省行业协会条例》和协会章程,特制定本规则。

  第二条 会议议事规则。会议按照民主集中制原则进行决策,实行集体领导与分工负责相结合的制度,各个成员都是平等的主体,享有同等的权利。会议实行一人一票制,须有三分之二以上有表决权的成员或代表出席才能举行,会议表决实行举手表决和重要决议书面表决的方式,会议决议须经到会成员或代表的过半数通过方能生效,反对票与赞成票相等时,由协会秘书处或授权会议主持人裁决。会议通过的决议所有成员必须执行。

  第二章 会议形式和内容

  第三条 本规则所成的会议是指由深圳市宝安区创意产业联合会(以下简称协会)秘书处组织的协会会员大会、理事会会议、会长办公会议、各专业委员会(或专业工作组)会议,以及协会秘书处根据工作需要组织召开的专题研讨会、座谈会、行业内外协调会、联席会议、表彰大会、新闻发布会等一切会议。会议一般报请监督管理机关参加。

  (一)会员大会是协会的最高权力机构,由上一届协会理事会召集并主持,协会各会员单位的代表参加,协会秘书处部门负责人以上干部根据议题需要列席。会员大会四年一届,因特殊情况需提前或推迟召开时,需经理事会表决通过,报业务主管单位审查并经社团登记机关统一。但推迟换届最长不超过一年。

  会议内容:

  1、制定和修改章程;

  2、选举和罢免理事;

  3、审议理事会的工作报告和财务报告;

  4、决定终止事宜;

  5、决定其他重大事宜。

  (二)理事会是会员大会的执行机构,在会员大会闭会期间领导协会工作,对会员大会负责。其会议根据协会会长召集并主持,协会理事参加,协会秘书处有关人员根据议题需要列席。一般每年至少召开一次会议,必要时可临时召开或采用通讯形式召开。理事会会议内容:

  1、执行会员大会的决议;

  2、选举和罢免会长、副会长、秘书长;

  3、筹备召开会员大会;

  4、向会员大会报告工作和财务状况;

  5、决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构;

  6、决定各机构主要负责人的聘任;

  7、领导本会各机构开展工作;

  8、制定内部管理制度;

  9、决定其他重大事项。

  (三)会长办公会议由协会会长主持,副会长、秘书长参加,协会秘书处相关部门负责人根据议题需要列席。会议内容如下:

  1、检查会员大会以及理事会决议、决定的落实情况;

  2、组织研究当地文化产业的发展规划和重大问题;

  3、商议会员单位之间的工作协调;

  4、商定向理事会提交的年度工作计划和工作报告及年度预决算;

  5、审议秘书长提议的副秘书长、秘书处内设置机构和各专业委员会设置及其干部任免等日常工作的重大事项。

  (四)各专业委员会会议由执行会长主持,协会秘书处参加。会议内容:

  1、研究本专业市场发展情况和存在问题及具体措施;

  2、研讨和制定自律公约,审拟、决定与本专业有关的重大事项;

  3、商量布置、落实相关的本专业工作任务和重大活动计划。

  (五)新闻发布会由协会秘书长主持,新闻单位有关部门负责人和记者、有关协会的部门负责人、嘉宾、协会秘书处有关人员等参加。会议内容:对外发布重要的产品、服务质量承诺、行业标准、重大举措、诉讼等有关行业重要信息。

  (六)协会秘书处会议

  1、秘书处全体会议由协会秘书长主持,秘书处全体人员参加。必要时可随时召集。会议内容:工作汇报及工作安排,通报秘书处的有关情况。

  2、秘书长办公会议由秘书长主持,副秘书长、综合管理部部长参加,其他工作部负责人根据议题需要列席。会议内容:传达上级有关指示精神,通报秘书处各方面工作的进展情况,交流沟通相关信息,协调各部门的近期工作,秘书处重大问题决议讨论,对有关情况的专题研究。

  (七)其他会议

  根据工作需要召开,会议由协会秘书长或副秘书长主持,有关单位的负责人或部门负责人和相关人员、协会秘书处相关人员参加。就某一问题的专题研讨会、座谈会等,可以得出或不得出结论。

  第三章 会议组织和安排

  第四条 会议的组织。协会需召开的各种会议由协会秘书处具体组织实施,安排一切会务工作。专业委员会会议由执行会长单位和协会秘书处共同组织实施。

  第五条 会议的安排。要贯彻“务实、精简、高效”的原则,在会前做好充分准备,提高会议质量;会议议题要安排紧凑,提高会议效率;会议要充分发扬民主、集思广益;要自觉遵守会议纪律,没有特殊情况不允许请假;研究工作的会议要议而有决,决而有果。

  第六条 议题提交。会议议题由参会成员提前三天填写“议题申请表”提交,一体材料要求简洁清晰。提交前必须先报会员单位主要或分管领导同意后,交协会秘书处职能部门初审。经协会秘书长审定后提交会议审议。

  (一)提交议案若涉及几个部门或会员单位的议题,会前要有协调意见;若涉及对具体问题处理的,必须有明确的初步意见;争议较大的问题,可提请协会秘书处先组织小范围的讨论,形成初步意见后再提交;不成熟的议案,不应提交会议讨论。

  (二)协会秘书处在会前可主动收集各会员单位需提交的议案,并向主要或分管的协会领导汇报,去的同意后提交会议讨论。

  第七条 材料准备。协会秘书处将准备好需提交会议学习的相关文件、讨论的议题和比较成熟的研究意见等材料,经会议主持人审定后,提前发给参加会议的有关人员。

  参会人员要提前阅读有关会议文件,对提交会议讨论的问题进行认真的思考,认真负责地准备发言意见。

  第八条 会议通知。会议通知应明确会议名称、会议召开的时间、地点、参加对象、会议议程,要求参会对象准备的会议材料或意见,会议组织单位的联系人姓名、电话等。

  协会秘书处根据相关组织程序确定召开的会议,在做好拟定会议议题、材料准备、会场落实与布置等充分的会前准备工作后,应在会议召开前2-3天以书面或传真方式通过参会单位办公室(或主管部门)。协会秘书处应对通知情况进行电话联系,确认参会单位是否收到,并记录通话时间、收件人姓名等,以后不再重复通知。

  参会单位办公室(或主管部门)接到会议通知后应立即主动以电话、邮件或传真等方式回复协会秘书处予以确认是否收到,同时及时向单位主管领导报告,并通知参会对象。参会人员对于会议中需要反馈单位意见的,应进行必要的调查研究,必须实现征求单位领导的意见。会议需要提供的书面材料、数据应在会前准备好,提供的统计数据必须真实可靠。

  第九条 会议纪要

  (一)协会秘书处或授权会议主持人应制定专人做好会议记录,记录一般限于笔录。记录要全面、准确。经未经协会秘书处同意,不准查阅会议记录。

  (二)会议纪要由被制定作会议记录的专人撰写,以形成的决议作为整理会议纪要的依据。要把议定事项简明、准确地表述出来。遇有需上报或不宜公开的事项可不详细标明。

  (三)会议纪要序号按年排序。纪要首页写明纪要序号(年度、文号)、密级、会议召开时间、地点、主持、出席、列席。

  (四)会议纪要一般在会议结束后三天内写出,紧急会议,会后立即撰写。纪要报审核后签发。未经批准不得外传。

  第十条 决议的执行与检查

  会议形成的决议,由会议成员或成员单位按照分工组织贯彻执行会议精神及议定事项。协会秘书处负责催办和组织整体的督促检查工作,落实情况要及时向主管领导报告。

  (一)会议决议形成后,由协会秘书处一般可根据需要形成正式文件、会议纪要或签署文字材料,引发至有关单位或部门进行贯彻落实。

  (二)相关单位或部门要认真研究会议决议,提出落实意见,制定具体执行方案,进行贯彻落实。

  (三)协会秘书处相关工作部门要及时搜集决议执行过程中的意见和建议,反馈主管领导。

  (四)会议决议的执行情况由协会秘书处进行督促检查。

  第十一条 会议资料的存档。每年1月底,将上一年度的会议材料、会议原始记录、纪要审批件和正式印发的会议纪要一并移交档案室存档。

  第四章 会议纪律

  第十二条 请假制度。根据会议通知要求,未经协会秘书处负责人或授权会议主持人同意,参人员不得安排他人代会。

  参会对象因公出差或病休等特殊情况不能参加会议的,须严格履行书面请假手续,由参会单位办公室书面加盖公章后提前1-2天向协会秘书处说明情况,同时必须明确相关工作负责人替代参加会议,并由参会对象本人书面委托,委托书中应阐明授权时间和范围。对既不说明情况,也不书面授权,,随意派员参加的,累计三次视做自动退会。

  第十三条 会议纪律

  (一)参会人员要按会议通知时间准时到会,不得迟到、早退或缺席。迟到30分钟及以上的,只有旁听权,无投票权。对于无故早退30分钟及以上视作缺席处理。事后对此次会议中通过的决议不能提出异议,并且要严格执行。

  (二)会议期间须自觉关闭一切通讯工具,不得中途无故出入会场。

  (三)保守会议秘密,在会议决议未证实公布以前,不得私自泄露会议内容和会议讨论情况,影响决议实施。

  (四)会议实行限时制,无特殊情况应按时结束。发言应确定时间、有主题、有条理、简明扼要,严禁偏离主题,延误会议进程。

  第十四条 会议考核制度

  (一)简历会议情况通报制度。协会秘书处要做好会议考勤工作,将参会人员到会情况及时汇总并向会议主持人通报。

  (二)协会秘书处及时将参会人员参加会议的情况定期报送到有关单位。对于迟到早退3次及以上的会议成员或代表和随意派员,无授权书、无故缺席3次以上的协会,协会将发书面通报,并予以除名。

  第五章 附则

  第十五条 本规则自公布之日起生效。

  第十六条 本规则由深圳市宝安区创意产业联合会秘书处负责解释。

 

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